Over Samaya
Conferentiecentrum Samaya is landelijk gelegen in Werkhoven ca. 12 km van Utrecht. Wij ontvangen voornamelijk meerdaagse groepen die werken aan zingeving, leiderschap en persoonlijke ontwikkeling.
Samaya wil haar gasten verzorgen en ontzorgen. Hiervoor biedt Samaya ruimte om bewust te zijn: Wij verwezenlijken onze missie met respect voor mens & milieu en aandacht voor regionale initiatieven.
Wij onderhouden een langdurige relatie met zowel onze gasten, medewerkers en leveranciers. Wij horen graag feedback en beogen continue verbetering zodat onze gasten en medewerkers zich gezien en thuis voelen.
Om ons huidige dynamische en enthousiaste team te versterken:
Vacature Gastvrouw/Gastheer Receptie t.b.v. Gastenontvangst
Beschrijving van de werkzaamheden:
- Aannemen van de telefoon: gasten vriendelijk en correct te woord staan en hen het gevoel geven dat ze met hun vraag bij Samaya en bij jou in goede handen zijn.
- Binnenkomende mails lezen, doorsturen of zelf afhandelen.
- Nadat je collega de reservering van een gast definitief heeft gemaakt, check jij enkele weken voor aankomst of alle details, zoals aantallen gasten, etenstijden, diëten, gewenste zaalinrichting e.d., kloppen. Zo nodig neem je met de organisatie/gast contact op om te zorgen dat het verblijf optimaal kan worden voorbereid.
- Je verwerkt alle details ons boekingssysteem zodat alles op tijd en conform de wensen van de gast wordt voorbereid.
- Je ontvangt de gasten op de dag van aankomst en zorgt dat zij zich thuis voelen.
- Na vertrek stel je de factuur op.
- Je bent in staat om je collega, die naast je zit en verantwoordelijk is voor de reserveringen, te vervangen op momenten dat zij telefonisch in gesprek of afwezig is.
- Af en toe heb je thuis telefoondienst. Als er dan vragen zijn, sta je gasten of collega’s telefonisch te woord.
- Het is goed te weten dat de daadwerkelijk ontvangst maar een deel van het werk is. Het grootste deel van de tijd zit je achter de telefoon en computer om dingen te regelen en vast te leggen
Vereisten:
- Goede spreek- en schrijfvaardigheid in het Nederlands
- Spreekvaardigheid in Engels, Duits en/of Frans is een pré
- Een prettige telefoonstem en representatief
- Beheersing van Word, Excel en Outlook
- Ervaring met Acces is een pré
- Ervaring in een vergelijkbare functie is een pré
- BHV diploma of bereid deze te halen
- Goede rekenvaardigheid i.v.m. factureren
Wat wij zoeken:
- iemand die het gezicht van Samaya wil zijn voor onze gasten
- als spil in onze organisatie kan fungeren tussen de gasten, de catering en de huishouding.
- een service- en klantgerichte instelling heeft en beschikt over organisatietalent
- accuraat is en oog heeft voor detail
- goed kan functioneren in een duo-baan en goed kan samenwerken in een team
- goed kan omgaan met wisselende werkdruk
- rust uitstraalt, ook als het juist heel hectisch is
- open staat om nieuwe dingen te leren
- het overzicht behoudt en doortastend kan zijn als het druk is
- prettig is in de omgang, zowel aan de telefoon als naar collega’s en gasten
- met gemak een welkomstwoordje kan houden voor een groep van ca. 25 mensen
- over een eigen auto beschikt (i.v.m. slechte bereikbaarheid OV) of dichtbij woont
- bij voorkeur op maximaal 30 minuten afstand woont (i.v.m. weekenddiensten)
Werktijden:
Bij voorkeur 2 of 3 vaste dagen door de weeks van 8.00 tot ca. 18.00 uur en een dag in het weekend. Daarnaast 1x per week een avond telefoondienst. 1x per maand is er een overleg op dinsdagochtend. Gemiddeld over een jaar genomen gaan we uit van 30 uur per week (de vakanties niet meegenomen.) Meer of minder uren per week is bespreekbaar.
Salaris:
Samaya werkt volgens de horeca CAO. Deze functie valt in schaal VI van de referentiefuncties Horeca. Voor gemiddeld 30 uur per week is dat min. € 1.969,- per maand, max. € 2.448,- per maand + 8% vakantietoeslag. Eventuele overuren worden halfjaarlijks uitbetaald. Er is een pensioenvoorziening d.m.v. het Horeca pensioenfonds en een reiskostenvergoeding.
Sollicitatieprocedure:
Stuur je sollicitatie met foto, uitgebreide cv en motivatie naar Tonja Bos, tonja@samaya.nl.
Indien je wordt uitgenodigd voor een tweede gesprek moet je bereid zijn tot het beschikbaar stellen van relevante referenties.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.