LEVERINGSVOORWAARDEN

d.d. januari 2025

1. Algemene bepalingen en toepasselijkheid

Deze leveringsvoorwaarden zijn tevens op onze website www.samaya.nl terug te vinden.

1.1 Deze leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen, opdrachten, overeenkomsten en de daaruit voortvloeiende verleende horecadiensten en horecaovereenkomsten.

1.2  Indien deze leveringsvoorwaarden afwijken van en/of tegenstrijdig zijn aan de Uniforme Voorwaarden Horeca Nederlands, versie: vanaf 2024 (UVH) opgesteld door de Koninklijk Horeca Nederland, prevaleren deze leveringsvoorwaarden.

1.3  Indien in voorkomende gevallen deze  leveringsvoorwaarden niet sluitend/dekkend zijn, zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca Nederlands 2024 (UVH) opgesteld door de Koninklijk Horeca Nederland van toepassing. Deze liggen bij ons ter inzage, zijn online te vinden op www.khn.nl/uvh-nl en worden op verzoek onverwijld kosteloos toegezonden.

1.4 Onze voorwaarden zijn bindend voor iedereen die van onze diensten gebruik maakt. Andere voorwaarden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

1.5  Een overeenkomst tussen Conferentiecentrum Samaya en de Opdrachtgever komt tot stand doordat hetgeen tussen partijen is overeengekomen, door Samaya schriftelijk wordt bevestigd. In het geval de bijkomende diensten in een bijlage worden beschreven (zoals mailcorrespondentie, verblijfdetailformulier e.d.), wordt de bijlage geacht – ook indien deze later tot stand komt, vanaf dat moment – deel uit te maken van de overeenkomst.

1.6   Al de prijsaanbiedingen, offertes, en opties zijn vrijblijvend van aard.

2. Rangorde

Als leveringsvoorwaarden geldt de volgende rangorde:

1. Reservering(bevestiging)
2. Optiebevestiging
3. Offerte
4. Prijsopgave/-aanbieding
5. Leveringsvoorwaarden
6. Uniforme Voorwaarden Horeca Nederlands, versie: vanaf 2024 (UVH)

3. Reserveren voor een groep

Bij een boeking voor een groep kunt u een minimum en een maximum aantal personen opgeven. Het verschil tussen het minimaal aantal personen en het maximaal aantal personen kan niet groter zijn dan 2 personen, tenzij anders is overeengekomen.

Elke aanvraag voor een optie en/of reservering wordt door ons per e-mail bevestigd. Graag ontvangen wij uw akkoord per e-mail retour.

4. Verlengde optie

De verlengde optie is komen te vervallen.

In die voorkomende gevallen waar vanuit het verleden gebruik gemaakt werd van de verlengde optiemogelijkheid, kunnen daaraan geen rechten ontleend worden voor nieuwe boekingen tenzij  daar voor die specifieke offerte nadrukkelijk en specifiek eenmalige vooraf afspraken zijn gemaakt. In dat geval wordt dat tevens als zodanig op de prijsopgave/-aanbieding, offerte, optiebevestiging en/of reservering-(bevestiging) vermeld. Daarbij geldt voorts  dat de administratiekosten hiervoor € 250,- bedragen, welke bij doorgang van de activiteit in mindering gebracht worden op de totaalfactuur.

5. Extra informatie slaapkamer

De slaapkamers zijn op de dag van aankomst vanaf ca. 13.00 uur beschikbaar en dienen op de dag van vertrek om 9.00 uur weer volledig beschikbaar te zijn voor ons huishoudteam. Na overleg vooraf kunnen wij hier in sommige gevallen van afwijken. Indien u wijzigingen in uw reservering wenst, b.v. 1 persoonskamers i.p.v. meerpersoonskamers, dan horen wij dat graag zo spoeding mogelijk zodat wij kunnen bekijken of deze kamers beschikbaar zijn.

6. Aangeven van specifieke wensen

Om uw verblijf zo goed mogelijk te kunnen voorbereiden vragen wij u d.m.v. een invulformulier, dat wij u uiterlijk 5 weken van te voren toesturen, uw specifieke wensen aan ons door te geven. Het betreft hier o.a.

• maaltijden,
• tijden aanvang en einde activiteiten (mede i.v.m. instellen verwarming gedurende stookseizoen),
• de inrichting van de zaal,
• Indien groepsleden / deelnemers om medische redenen een bepaald dieet moeten volgen kunt u dit op het genoemde formulier aangeven. Samaya doet haar uiterste best de diëten zo goed mogelijk te verwerken, maar kan kruisbesmetting nooit uitsluiten en is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgen.
• indien u met uw groep wilt werken met bijvoorbeeld verf, klei, massage-olie, water en/of kaarsen, waxinelichtjes e.d. wilt gebruiken, verzoeken wij u daarover vooraf met ons te overleggen.

Wij ontvangen dit formulier graag volledig ingevuld uiterlijk 4 weken voor de bijeenkomst retour in verband met inkopen en planning.

7. Extra informatie zalen algemeen

De zalen zijn op de dag van aankomst vanaf het door u gereserveerde dagdeel beschikbaar en dienen op de dag van vertrek aan het eind van het gereserveerde dagdeel weer leeg opgeleverd te worden. In principe gelden voor de dagdelen de volgende tijden:

• Dagdeel ochtend – van 08:00 uur tot 12:30 uur
• Dagdeel middag – van 13:00 uur tot 17:30 uur
• Dagdeel avond – van 18:30 uur tot 22:00 uur

In de tussenliggende periodes worden de zalen schoongemaakt en ingericht voor de nieuwe groepen.

Na overleg met het receptieteam vooraf kunnen wij hier in sommige gevallen van afwijken.

8. Extra informatie aansprakelijkheid Tuinzaal

De Tuinzaal is voorzien van een licht wollen vloerkleed. De kleur hiervan is op nadrukkelijk verzoek van veel groepen en vanwege de uitstraling in de ruimte zo gekozen. Er wordt in deze zaal veel lichaams-/grondwerk gedaan. Gezien de grootte van dit karpet is dit een zeer kostbaar kleed en doet het huishoudteam van Samaya zijn uiterste best dit schoon en mooi te houden. Om die redenen zijn dranken (m.u.v. water), voedingsmiddelen, eterische oliën e.d. nadrukkelijk niet toegestaan in deze zaal. Eventuele vlekken veroorzaakt door afwijkingen op dit verbod, zullen op kosten van de organisatie verhaald worden. Dit verhalen kan bestaan uit kosten voor het extern professioneel laten reinigen tot in het uiterste geval vervanging toe. Deze kosten zullen door de meeste verzekeraars op basis van de WA verzekering gedekt worden.

9. Zelf meegebrachte etenswaren en/of dranken

Het is niet toegestaan zelf etenswaren of dranken mee te nemen en te nuttigen, tenzij hier vooraf schriftelijk afspraken over zijn gemaakt.

10. Brandveiligheid

Indien u zelf in een ruimte kaarsjes, wierook of waxinelichtjes aansteekt, dient u deze nooit onbeheerd achter te laten. Deze moeten altijd in een brandveilige houder geplaatst zijn. Tevens is het niet toegestaan deze achter, nabij of op brandbare plaatsen te zetten. Bijvoorbeeld achter gordijnen/vitrage. Eventuele schades zoals schroeiplekken zullen op de organisatie worden verhaald. Het branden van wierook kan de brandmeldinstallatie activeren. Daarom adviseren wij om geen wierook of zeer spaarzaam te gebruiken.

11. Afrekenen van gebruikte dranken

U kunt bij ons diverse dranken nuttigen, met en zonder alcohol. De groepsleden / deelnemers kunnen de door hen genuttigde drankjes bijhouden op een door Samaya verstrekte turflijst en deze afrekenen op de dag van vertrek. Wanneer de tijdens het verblijf genuttigde dranken op rekening komen van de opdrachtgever, worden deze gefactureerd op basis van nacalculatie. De organisatie kan vooraf aangeven of de dranken op rekening zijn of door de deelnemers zelf afgerekend worden op het formulier dat wij u vooraf toesturen. 

12. Aansprakelijkheid voor schade(s) door Opdrachtgever en verzekering

Indien u, of een door u ingehuurde partij, schade aan de inboedel, tuin en/of het pand veroorzaakt door gebruikmaking van materiaal / materieel die niet geschikt zijn voor die toepassing of voor de ondergrond, zijn wij helaas genoodzaakt de veroorzaakte schade en/of reparatiekosten op u te verhalen. Te denken valt hier bijvoorbeeld aan het gebruik van ducktape waardoor lakschade veroorzaakt wordt, of gebruik van watervaste stiften die onbedoeld vlekken achterlaten. Gebruik van specifieke materialen / materieel dient vooraf gemeld te worden bij Samaya, waarna er toestemming gegeven kan worden voor gebruik hiervan. In het geval van toestemming is het risico voor Samaya. Bij het uitblijven van vooraf overleg en het veroorzaken van schade, is het risico en de daaruit voortvloeiende schade(kosten) voor de Opdrachtgever. Deze (schade) kosten zullen door de meeste verzekeraars op basis van de aansprakelijkheidsverzekering gedekt worden.

Gebruik van (extern) ingehuurd materieel voor bijvoorbeeld audio(visuele)apparatuur dient vooraf aan Samaya gemeld te worden, zodat specifieke instructies gegeven kan worden aan de specialist/partij. Te denken valt hierbij aan bijvoorbeeld gebruik van de juiste aftappunten (voor stroom/water), gebruik van kabelgoten, bescherming van kwetsbare vloeren e.d.

Iedere Opdrachtgever adviseren we tenminste een eigen (bedrijfs)aansprakelijkheidsverzekering te hebben die in geval van schade aangesproken kan worden.

13. Annuleringsregeling / -voorwaarden

Wij hanteren de volgende annuleringstermijnen:

Wij hanteren voor het totaal reserveringsbedrag de op de reserveringsbevestiging aangegeven minimum aantal deelnemers. Tot 3 maanden voor datum kunt u het aantal personen dat in de optiebrief/bevestiging genoteerd staat, nog kosteloos wijzigen.

Vanaf 3 maanden voor datum geldt dit aantal (aangepaste) personen als leidend voor de reservering.

Daarnaast kunt u nog maximaal 2 extra slaapkamers vrijblijvend in optie houden.

Mochten wij deze slaapkamers nodig hebben voor een andere aanvraag, dan wordt u gebeld en moet u op dat moment beslissen of u er gebruik van maakt of er toch vanaf ziet (u heeft altijd eerste-recht).

 Indien u de geplande activiteit verplaatst naar een andere datum binnen 3 maanden na de geannuleerde reservering, dan wordt 30% van de in rekening gebrachte annuleringskosten in mindering gebracht op de factuur van het nieuwe verblijf bij Samaya.

Tot 48 uur voor aankomst heeft u de gelegenheid om het eerder door u aangegeven aantal personen kosteloos met maximaal 1 gast te verminderen.

Bij het afmelden van 1 gast korter dan 48 uur voor aankomst, wordt 50% van de kosten in rekening gebracht. Bij afmelding van meer dan 1 persoon brengen wij het percentage van de kosten in rekening conform bovenstaande annuleringsregeling.

14. Zaaltoeslag bij lage aantallen deelnemers (geldt alleen bij meerdaagse arrangementen)

Wij hanteren voor gasten die een meerdaags arrangement bij ons geboekt hebben, een minimum aantal deelnemers per zaal. Indien u, afhankelijk van de zaal, met minder deelnemers toch gebruik wil maken van een (bepaalde) zaal, dan rekenen wij voor het lagere aantal een zaalbijdrage-toeslag van € 10,- per persoon per dagdeel aan u door.

Als minimum aantal per zaal geldt:

• Voor de Tuinzaal of Kapel – 11 personen
• Voor de Binnenhofzaal of Patiozaal – 9 personen
• Voor de Zuidhof – 8 personen

Indien Samaya (op eigen initiatief/in overleg) toch een andere grotere zaal ter beschikking stelt, worden deze kosten uiteraard niet doorbelast.

15. Betaling

Voor alle facturen geldt een betalingstermijn van 14 dagen, tenzij wij anders zijn overeengekomen. Contant betalen of pinnen bij Samaya is mogelijk. Visa en Mastercard worden ook geaccepteerd.

Indien u wenst dat de deelnemers van een groepsreservering hun verblijf individueel afrekenen dan wordt de prijs met € 8,00 p.p. verhoogd in verband met extra administratiekosten.

16. Prijscorrecties

De genoemde prijzen in al onze correspondentie, zijn in principe inclusief BTW, tenzij nadrukkelijk anders vermeld.

Samaya houdt zich het recht voor prijscorrecties door te voeren in de voorkomende gevallen van:

• Typefouten in eerder uitgebrachte schriftelijke communicatie,

17. Aansprakelijkheid Opdrachtnemer (Samaya)

17.1 Samaya is slechts aansprakelijk voor schade indien:

• de schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat in het betreffende geval krachtens de afgesloten aansprakelijkheidsverzekering van Samaya daadwerkelijk wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventuele eigen risico van Samaya dat krachtens die verzekering toepassing vindt, dan wel
• sprake is van opzet of grove schuld van haar of een van haar medewerkers.

17.2 Indien de verzekering niet uitkeert dan wel geen sprake is van opzet of grove schuld, en toch sprake is van aansprakelijkheid van Samaya, dan is de aansprakelijkheid van Samaya beperkt tot vergoeding van enkel directe schade met een maximum van de factuurwaarde van de Overeenkomst, althans dat gedeelte van de Overeenkomst waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.

17.3 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:
a. De redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze algemene voorwaarden.
b. De eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Samaya aan de Overeenkomst te laten beantwoorden, tenzij deze niet aan Samaya kunnen worden toegerekend.
c. Redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van de directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.

17.4 Samaya is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen letselschade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie. Voorts aanvaart Samaya geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door het nuttigen van de door Samaya bereide of geserveerde gerechten.

17.5 Samaya is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen letselschade, gevolgschade ontstaan bij gebruikmaking van de buitenruimtes (tuinen). Voorts aanvaart Samaya geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door ondeugdelijk of abnormaal gebruik van de tuin of de tuininrichting.

17.6 Samaya is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie.

17.7 Samaya is niet aansprakelijk voor beschadiging aan of verlies van goederen, eigendommen en geldwaren van Opdrachtgever of van derden (waaronder begrepen het publiek en uitvoerenden) door welke oorzaak ook, behoudens opzet of grove schuld van Samaya of haar personeel. Samaya is tevens niet aansprakelijk voor beschadiging aan of verlies van de in bewaring gegeven goederen in de garderobe.

17.8 Samaya is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door gehele of gedeeltelijke, zowel collectieve als individuele stroomonderbreking, onderbreking in de verlichting, onderbreking van WIFI/internet, onderbreking in de centrale verwarming en/of beluchting, zelfs niet als deze het Evenement geheel of gedeeltelijk onmogelijk zou maken of haar verloop ernstig zou schaden en door welke oorzaak dan ook, behoudens opzet of grove schuld van Samaya of haar personeel. Samaya neemt voldoende voorzorgsmaatregelen om bovenstaande onderbrekingen te voorkomen en doet alles binnen haar mogelijkheden om bij het ontstaan van bovengenoemde onderbrekingen zo spoedig mogelijk het probleem te verhelpen.

17.9 Elke aanspraak van Opdrachtgever op vergoeding van schade, dient aan Samaya kenbaar te zijn gemaakt binnen acht kalenderdagen na de dag waarop Opdrachtgever zowel met de schade als met de aansprakelijkheid van Samaya bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn. Wanneer deze termijn niet in acht wordt genomen komen eventuele aanspraken die Opdrachtgever heeft te vervallen.

17.10 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden, uit welke hoofde dan ook, die Opdrachtgever jegens Samaya heeft, dienen binnen 16 maanden na het moment waarop Opdrachtgever hiermee bekend werd of redelijkerwijze had kunnen zijn, schriftelijk door Samaya te zijn ontvangen, bij gebreke waarvan deze komen te vervallen.

Naar onze prijzen