Privacy Statement
24 mei 2018
Inleiding
Conferentiecentrum Samaya neemt jouw privacy zeer serieus en zal informatie over jou (de betrokkene) op een veilige manier verwerken en gebruiken. In dit Privacy Statement leggen wij je uit welke gegevens wij verwerken en met welk doel we dat doen. Daarnaast kun je in dit Privacy Statement lezen over jouw rechten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens. We raden je aan dit Privacy Statement aandachtig door te nemen. Voor vragen kun je altijd contact opnemen met info@samaya.nl.
Wie is conferentiecentrum Samaya?
Conferentiecentrum Samaya is de besloten vennootschap Samaya b.v., kantoorhoudende te (3985 SG) Werkhoven aan de Hollendewagenweg 20, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 23079086.
Samaya b.v. is ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens door conferentiecentrum Samaya de verwerkingsverantwoordelijke.
Hoe gebruikt Samaya jouw gegevens?
Hieronder vind je een overzicht van de doeleinden waarvoor Samaya persoonsgegevens over jou verwerkt. Daarbij is telkens aangegeven welke gegevens Samaya voor dat specifieke doel gebruikt, wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken en hoe lang de gegevens door Samaya worden bewaard.
Dienstverlening, klantenbeheer en financiële administratie
| Doeleinde: | Financiële administratie |
| Gegevens: | Bedrijfsnaam, telefoonnummer, Factuuradres, Bankgegevens (naam bank / IBAN/BIC), openstaand saldo |
| Grondslag: | Wettelijke verplichting |
| Bewaartermijn: | Zo lang als nodig is voor dit doeleinde en wettelijk minimaal 7 jaar. |
| Doeleinde: | Dienstverlening |
| Gegevens: | NAW-gegevens, E-mail adres, Financiële gegevens, Gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren, Gegevens die tijdens de dienst gegenereerd worden, b.v. zaalindeling. |
| Grondslag: | Uitvoering van de overeenkomst |
| Bewaartermijn: | Zo lang als nodig is voor dit doeleinde. |
Medewerkers
| Doeleinde: | Personeelszaken |
| Gegevens: | NAW-gegevens, E-mail adres, telefoon, Financiële gegevens, Bankgegevens, Belastinggegevens, ziekteverzuim, contractgegevens, kopie ID-bewijs, verslagen van gesprekken. |
| Grondslag: | Wettelijke verplichting |
| Bewaartermijn: | Zo lang als nodig is. Minimaal 7 jaar wegens wettelijke verplichting en zo lang als medewerker in dienst is. |
| Doeleinde: | Sollicitatie |
| Gegevens: | NAW-gegevens, E-mail adres, telefoon, sollicitatiebrief en cv. |
| Grondslag: | Gerechtvaardigd belang – commercieel belang |
| Bewaartermijn: | Zo lang als de sollicitatieprocedure loopt en indien sollicitant dit wenst wordt soms in overleg de sollicitatiebrief maximaal één jaar in portefeuille gehouden. Indien de sollicitant aangenomen wordt, komt de sollicitatiebrief in het personeelsdossier. |
Marketing
| Doeleinde: | Nieuwsbrief |
| Gegevens: | E-mail adres en Klikgedrag. |
| Grondslag: | Gerechtvaardigd belang – commercieel belang |
| Bewaartermijn: | Zo lang als nodig is voor het doeleinde en zolang de ontvanger de nieuwsbrief wenst te ontvangen. |
| Doeleinde: | Website analytics |
| Gegevens: | Surfgedrag |
| Grondslag: | Gerechtvaardigd belang – commercieel belang |
| Bewaartermijn: | Zo lang als nodig is voor het doeleinde. |
| Doeleinde: | Plaatsen van berichten of reviews |
| Gegevens: | Review en naam |
| Grondslag: | Ondubbelzinnige toestemming |
| Bewaartermijn: | Zo lang als nodig is voor het doeleinde. |
| Doeleinde: | Toegang tot gratis wifi |
| Gegevens: | Email adres |
| Grondslag: | Gerechtvaardigd belang – commercieel belang |
| Bewaartermijn: | Zo lang als nodig is om te verwerken of men een nieuwsbrief, informatie wil ontvangen of mee wil werken aan onderzoek. |
| Doeleinde: | Klanttevredenheidsonderzoek |
| Gegevens: | Email adres |
| Grondslag: | Ondubbelzinnige toestemming |
| Bewaartermijn: | Zo lang als nodig is voor het doeleinde. |
Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?
Samaya heeft gegevens over jou in bezit, omdat jij die gegevens aan ons verstrekt hebt.
Wat zijn jouw rechten?
Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw gegevens en de verwerking ervan:
Inzage
Je kunt je eigen (persoons)gegevens altijd bekijken en zo nodig wijzigen. Als je de persoonsgegevens wilt zien die bij Samaya over je zijn vastgelegd, kun je een verzoek tot inzage doen.
Wijzigen
Als je veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die je hebt gezien naar aanleiding van een inzageverzoek, kun je een verzoek hiertoe doen bij Samaya. Je kunt verzoeken dat Samaya je gegevens wijzigt, verbetert, aanvult, verwijdert of afschermt.
Beperking van de verwerking
Je hebt daarnaast, onder voorwaarden, het recht om Samaya te verzoeken de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.
Recht van bezwaar
Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van Samaya of een derde plaats vindt, heb je het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.
Gegevensoverdracht
Je hebt het recht jouw persoonsgegeven van Samaya te verkrijgen. Samaya zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kun je jouw gegevens ook bij een andere aanbieder onderbrengen.
Toestemming intrekken
In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking jouw toestemming is, heb je het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij de gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat Samaya je daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.
Reactie door Samaya
Een verzoek kan worden verstuurd naar info@samaya.nl . Samaya zal je verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat Samaya een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien Samaya je verzoek afwijst, zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen.
Ontvangers van de persoonsgegevens
De gegevens kunnen worden doorgegeven aan:
- Verwerkers
Het kan zijn dat Samaya verplicht is je gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting.
Wat zijn cookies en hoe gebruikt Samaya ze?
Cookies zijn kleine stukjes (tekst) informatie die bij het bezoek van de website en wifi van Samaya b.v. worden mee gestuurd aan je browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van je computer, tablet, mobiele telefoon of ander apparaat. (hierna: “Apparaat”) worden opgeslagen. De cookies die via de website van Samaya b.v. worden geplaatst, kunnen jouw Apparaat of de bestanden die daarop opgeslagen staan niet beschadigen. Als we het over ‘cookies’ hebben, bedoelen we niet alleen deze kleine stukjes (tekst)informatie, maar ook vergelijkbare technieken waarmee informatie verzamend wordt, zoals bijvoorbeeld device dingerprinting.
Kan dit Privacy Statement worden gewijzigd?
Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. Wij adviseren je daarom regelmatig het Privacy Statement na te lezen op eventuele wijzigingen.
Waar kun je terecht met klachten en vragen?
Mocht je nog vragen hebben over dit Privacy Statement en de wijze waarop Samaya je gegevens gebruikt, dan kun je een e-mail sturen naar info@samaya.nl. Ook als je een klacht hebt over de manier waarop Samaya b.v. jouw gegevens verwerkt, kun je hier een e-mail naar sturen. Daarnaast kan je ook altijd contact opnemen met de bevoegde nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.